Fluxo de caixa para escritório de arquitetura: como saber se vai faltar dinheiro

Por que escritório de projeto sofre com caixa

O escritório de arquitetura tem uma assimetria cruel: as despesas são mensais e fixas, e a receita chega em parcelas ligadas a etapas. O aluguel, os salários e os softwares vencem todo mês; o sinal do projeto novo entra quando o cliente assina, a parcela do anteprojeto entra quando ele aprova — e aprovação atrasa.

Por isso é comum o escritório ter um mês ótimo de vendas e um mês apertado de caixa logo depois. O resultado do ano pode ser bom e, mesmo assim, faltar dinheiro em outubro. O fluxo de caixa existe para enxergar esse buraco antes de cair nele.

Ele não diz se o escritório dá resultado — isso é a DRE. Ele diz se o escritório atravessa as próximas semanas com as contas em dia, e quanto tempo de folga tem se um cliente atrasar.

As quatro perguntas que o fluxo precisa responder

Um fluxo de caixa útil cabe numa tela e responde quatro perguntas, nesta ordem:

• 1. Quanto temos hoje?

  O saldo atual, somando todas as contas: conta corrente, poupança, aplicação e o dinheiro em espécie da caixinha. Cada conta parte de um saldo inicial conferido com o extrato e muda com o que foi pago ou recebido nela.

• 2. O que entra e o que sai nos próximos dias?

  Os recebimentos e pagamentos programados em janelas de 7, 30, 60 e 90 dias. A de 7 dias é a do susto; a de 90 é a de planejamento, onde se decide contratar, investir ou segurar.

• 3. Com quanto vamos ficar?

  O saldo projetado: saldo atual mais o que entra menos o que sai em cada janela. Se ele fica negativo em algum ponto, você sabe a data do problema com antecedência.

• 4. O que já devia ter acontecido e não aconteceu?

  Os atrasados: parcelas que venceram e o cliente não pagou, e contas que venceram e ninguém pagou. Recebimento atrasado é o maior inimigo do caixa de escritório, e precisa ficar visível para alguém cobrar.

Realizado e previsto: as duas colunas

Todo lançamento tem duas vidas. Enquanto não é pago, ele é previsto: tem data de vencimento e valor esperado. Quando é pago, vira realizado: ganha a data e o valor que de fato aconteceram, e a conta em que o dinheiro entrou ou saiu.

O fluxo mostra as duas coisas: o realizado do período (o que já passou) e o previsto dali para frente. Comparar o previsto do mês passado com o realizado do mesmo mês é o melhor termômetro da cobrança. Se o escritório previa receber R$ 40 mil e recebeu R$ 28 mil, os R$ 12 mil de diferença têm nome, data e cliente.

Um detalhe que faz o saldo bater com o extrato: a baixa precisa informar em qual conta o dinheiro entrou. Sem isso, o total pode até estar certo, mas o saldo de cada conta não bate com o banco — e é justamente isso que você confere para confiar no número.

O previsto de entrada começa na proposta

Em escritório de projeto, a maior parte do que entra nos próximos meses já foi combinada: está na forma de pagamento da proposta aceita. Trinta por cento de sinal, parcelas no estudo preliminar, no anteprojeto e no executivo. Se essas parcelas não estão lançadas como contas a receber, o fluxo projetado mostra um futuro mais pobre do que é — e a decisão de contratar alguém fica mais difícil do que precisaria.

Por isso a regra prática é: proposta aceita, plano de recebimentos lançado no mesmo dia. Cada marco de pagamento vira uma parcela com data prevista. Quando a etapa atrasa, você move a data da parcela, e o fluxo mostra na hora o efeito do atraso no caixa.

Transferência entre contas não é receita nem custo

Sacar dinheiro do banco para a caixinha, ou mover da conta corrente para a aplicação, muda o saldo das duas contas, mas não muda o saldo total — e não é receita nem custo. Lançar uma transferência como receita numa conta e custo na outra infla a DRE e confunde o fluxo.

Registre como transferência: sai de uma conta, entra na outra, o total fica igual. A exceção é a transferência entre empresas diferentes do mesmo grupo: juridicamente é outra operação (um empréstimo entre CNPJs, por exemplo), e o contador precisa orientar como lançar.

A rotina semanal de 15 minutos

Fluxo de caixa bom é fluxo atualizado, e atualização é hábito, não ferramenta. Uma vez por semana, no mesmo dia, bastam três passos.

Primeiro, dê baixa no que foi pago e recebido na semana, informando a conta. Segundo, olhe os atrasados e decida quem cobra o quê até quando. Terceiro, olhe a janela de 30 dias: se o saldo projetado fica abaixo do mínimo que o escritório quer manter, a decisão (antecipar cobrança, segurar um pagamento, negociar prazo) é tomada agora, e não na véspera.

Uma vez por mês, confira o saldo de cada conta com o extrato do banco. Se não bater, falta baixa ou sobra lançamento — e é melhor descobrir em um mês do que em um ano.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre fluxo de caixa e DRE?

O fluxo de caixa mostra se vai haver dinheiro em conta nas próximas semanas, olhando datas de pagamento e saldo. A DRE mostra se o escritório deu resultado no período, olhando receita, impostos, custos e despesas. Um escritório pode ter resultado positivo na DRE e mesmo assim faltar caixa num mês específico.

O que é saldo projetado?

É o saldo que o escritório terá numa data futura se tudo o que está programado acontecer: saldo atual, mais o que está a receber até aquela data, menos o que está a pagar. Ele mostra com antecedência quando o caixa pode ficar negativo.

Preciso separar as contas no fluxo de caixa?

Vale a pena. O total é o que importa para decidir, mas o saldo por conta é o que permite conferir com o extrato do banco. Se cada conta bate com o banco, o total é confiável. Dinheiro em espécie (a caixinha) entra como uma conta própria.

Como tratar cliente que atrasou a parcela?

Mantenha a parcela como a receber e vencida, sem mudar a data original: é isso que a faz aparecer como atrasada e lembra alguém de cobrar. Mude a data só se houver um novo combinado com o cliente. Esconder o atraso adiando a data deixa o fluxo bonito e o caixa vazio.

Com que frequência atualizar o fluxo de caixa?

Toda semana, com as baixas do que foi pago e recebido e uma olhada nos atrasados e na janela de 30 dias. Uma vez por mês, confira o saldo de cada conta com o extrato bancário.

Fluxo de caixa em planilha funciona?

Funciona enquanto uma pessoa cuida dela e os contratos são poucos. O ponto em que costuma quebrar é o previsto de entrada: com vários projetos em parcelas, manter as datas atualizadas à mão a cada atraso de etapa vira trabalho que ninguém faz, e o fluxo projetado deixa de refletir a realidade.